Baggrund
Velkommen til Hansen Tofts privatlivspolitik. Denne politik indeholder oplysninger om, hvilke informationer vi indsamler om dig, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.
Du informeres nedenfor om, hvordan Hansen Toft A/S (herefter Hansen Toft el. ’vi’, ’os’, ’vores’, mv.) behandler personoplysninger om dig, i forbindelse med at du besøger vores hjemmeside (hansentoft.dk), modtager vores nyhedsbrev, kontakter os, indgår i dialoger med os, anvender vores services, handler med os eller befinder dig på vores områder
Vi er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?
Hansen Toft A/S
Hasselager Centervej 1, 1. sal, 8260 Viby J
CVR: 26032385
E-mail: mail@hansentoft.dk
Hansen Toft er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger. Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores GDPR-ansvarlige på mail@hansentoft.dk.
Dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger forskelligt afhængigt af kontaktform, relation og formål. Læs mere herunder om de forskellige typer behandling.
1. Besøg på vores hjemmeside
Formål
Ved besøg på vores hjemmeside indsamler vi information om besøgendes adfærd for at kunne levere tilpassede reklamer, optimere hjemmesiden og brugeroplevelsen, hvis du afgiver dit samtykke i cookiebanneret. Denne information er primært statistisk. Hvis der ikke afgives samtykke, vil dine personoplysninger alene blive behandlet gennem cookies der er nødvendige for de grundlæggende funktioner på hjemmesiden (teknisk nødvendige).
Grundlag for behandling
Når vi behandler de indsamlede personoplysninger til markedsføring, statistik eller funktionelle formål sker det med hjemmel i det samtykke der afgives gennem cookiebanneret, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Såfremt der ikke afgives samtykke, vil dine personoplysninger behandles med hjemmel i Hansen Tofts legitime interesse i at levere hjemmesidens indholdet til dig som bruger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Kategorier af personoplysninger
De indsamlede informationer omfatter aggregeret websitetrafik, henvisningskilder, besøgstid, mest besøgte side, enhed, operativsystem, land og browser. Derudover indsamles IP-adresse i anonymiseret tilstand for at kunne fastslå antal unikke besøgende på hjemmesiden.
Modtagere af personoplysninger
Vi overlader informationerne til vores databehandlere i forbindelse med eksempelvis hosting af hjemmesiden. I visse tilfælde videregives dine personoplysninger til tredjepartsudbydere gennem cookies. Du kan læse mere om denne behandling i vores cookiepolitik i cookiebanneret.
Opbevaring af personoplysninger
Den indsamlede information opbevares udelukkende til de formål du afgiver dit eksplicitte samtykke til. Du kan læse mere om de specifikke opbevaringsperioder i vores cookiepolitik.
Automatiske afgørelse og profilering
De indsamlede informationer bruges hverken til profilering eller til at træffe automatiske afgørelser.
2. Når du handler med Hansen Toft
Formål
Når du handler med os, behandler vi dine oplysninger med det formål at gennemføre og administrere købsprocessen, herunder betaling, levering og fakturering.
Grundlag for behandling
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af aftalen mellem virksomheden og den registrerede, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt). Opbevaring af transaktionsoplysninger vil efterfølgende blive behandlet i henhold til bogføringslovens forpligtigelser om transaktionsspor, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.
Kategorier af personoplysninger
De indsamlede oplysninger omfatter navn, adresse, kontaktoplysninger, betalingsinformationer, samt eventuelle oplysninger om det købte produkt eller service.
Modtagere af personoplysninger
Personoplysninger kan blive delt med betalingsudbydere / banker. Derudover kan vi videregive oplysninger som navn, titel og kontaktoplysninger til kandidater for at gennemføre rekrutteringsprocessen.
Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne opbevares i en periode, der er nødvendig for at opfylde kontrakten, herunder også opfyldelse af lovkrav som fx bogføringsloven, der kan kræve opbevaring i op til 5 år.
3. Henvendelse via kontaktformular på vores hjemmeside eller e-mail
Formål
Ved henvendelse gennem vores kontaktformularer eller e-mail indsamler og behandler vi personoplysninger for at kunne vende tilbage på den pågældende henvendelse.
Grundlag for behandling
Vi behandler de indsamlede personoplysninger med hjemmel i virksomhedens legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Kategorier af personoplysninger
De indsamlede informationer omfatter generelle kontaktoplysninger som navn, e-mail, telefon samt en uddybende besked om henvendelsens karakter. Der indsamles kun personoplysninger, som vedkommende selv afgiver.
Modtagere af personoplysninger
Ved henvendelse gennem vores kontaktformularer videregiver vi ikke personoplysninger til tredjepart, men vi behandler dem gennem vores databehandlere.
Opbevaring af personoplysninger
Oplysningerne slettes eller anonymiseres senest 12 måneder efter den seneste kontakt, medmindre kontakten indleder et samarbejde, kundeforhold eller andet forhold af tilsvarende karakter. Hvis din henvendelse indleder et kandidatforløb eller kundeforhold opbevares dine oplysning i overensstemmelse med vores opbevaringspolitik beskrevet under de øvrige behandlingsaktiviteter.
Automatiske afgørelse og profilering
De indsamlede informationer bruges hverken til profilering eller til at træffe automatiske afgørelser.
4. Servicemeddelelser og tilmelding til nyhedsbrev
Formål
Ved tilmelding til vores nyhedsbrev indsamler og behandler vi personoplysninger for at kunne udsende e-mails med information om opdateringer, nye produkter og services eller andre nyheder, som du har samtykket til.
Grundlag for behandling
Vi behandler de indsamlede personoplysninger baseret på dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Dette samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at skrive til os eller ved at afmelde nederst i nyhedsbrevet. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, opbevares dokumentation for samtykket efter Hansen Tofts dokumentationsforpligtigelse efter markedsføringsreglerne, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.
Vi kan desuden sende dig servicemeddelelser, som er relevante for dig som kunde, partner eller kandidat. Oplysningerne behandles på baggrund af opfyldelsen af kontrakten, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.
Kategorier af personoplysninger
De indsamlede informationer omfatter kontaktoplysninger som navn og e-mail. Der indsamles kun personoplysninger, som vedkommende selv afgiver.
Modtagere af personoplysninger
Ved tilmelding til vores nyhedsbrev videregiver vi ikke personoplysninger til tredjepart, men vi behandler dem gennem vores databehandlere.
Opbevaring af personoplysninger
Oplysningerne slettes eller anonymiseres 24 måneder efter tilbagetrækning af samtykke eller senest modtagne nyhedsbrev. Oplysningerne slettes desuden efter samme slettefrist, hvis vi ikke har benyttet samtykket i 12 måneder.
Automatiske afgørelse og profilering
De indsamlede informationer bruges hverken til profilering eller til at træffe automatiske afgørelser.
5. Ansøgning gennem jobportalen eller når vi kontakter dig angående en jobmulighed
Formål
Når du ansøger om en stilling gennem vores jobportal eller vi kontakter dig angående en stilling, indsamler vi dine personoplysninger for at kunne gennemføre rekrutteringsprocessen. Dette inkluderer også indhentning af information fra dine referencer med dit samtykke.
Grundlag for behandling
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund dit samtykke afgivet ved oprettelsen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Kategorier af personoplysninger
De oplysninger, vi indsamler i forbindelse med denne proces, inkluderer navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse. Derudover behandles dit CV, samt enhver oplysning du frivilligt afgiver i forbindelse med din ansøgning, for eksempel uddannelsesbeviser, karakterudskrifter eller certificeringer.
I visse tilfælde kan du blive bedt om at gennemfører en personligheds- eller færdighedstest, hvormed disse også behandles.
Sidst indsamler vi oplysninger fra dine referencer for at kunne vurdere dig som kandidat. Dette sker alene med dit eksplicitte samtykke.
Modtagere af personoplysninger
Vi videregiver alene dine personoplysninger til tredjeparter med dit samtykke i forbindelse med potentielle jobmuligheder. Dine personoplysninger kan overlades til vores databehandlere, der assisterer i rekrutteringsprocessen, f.eks. rekrutterings- eller testplatforme samt HR-systemer.
Opbevaring af personoplysninger
Dine personoplysninger opbevares i 2 år efter afgivet samtykke. Hvis du bliver ansat i en stilling, opbevares de i 4 år. Du kan løbende opdatere dit samtykke og bibeholde din profil hos os. Hver gang du søger et nyt job, opdateres samtykkedatoen, og vi opbevarer data i 2 år fra den nye dato. Hvis du vælger at slette din profil, vil vi straks slette dine oplysninger.
Automatiske afgørelse og profilering
De indsamlede informationer bruges hverken til profilering eller til at træffe automatiske afgørelser.
6. Oprettelse af jobagent
Formål
Ved oprettelse af en jobagent på vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger for at kunne sende dig oplysninger om potentielle jobmuligheder.
Grundlag for behandling
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund dit samtykke afgivet ved oprettelsen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a (nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt). Dette samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at skrive til os eller ved at afmelde nederst i jobagenten. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, opbevares dokumentation for samtykket efter Hansen Tofts dokumentationsforpligtigelse efter markedsføringsreglerne, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.
Kategorier af personoplysninger
De oplysninger, vi indsamler i forbindelse med oprettelsen af login, inkluderer navn og e-mailadresse.
Modtagere af personoplysninger
Ved tilmelding til vores nyhedsbrev videregiver vi ikke personoplysninger til tredjepart, men vi behandler dem gennem vores databehandlere.
Opbevaring af personoplysninger
Oplysningerne slettes eller anonymiseres 24 måneder efter tilbagetrækning af samtykke eller senest modtagne nyhedsbrev. Oplysningerne slettes desuden efter samme slettefrist, hvis vi ikke har benyttet samtykket i 12 måneder.
Automatiske afgørelse og profilering
De indsamlede informationer bruges hverken til profilering eller til at træffe automatiske afgørelser.
7. Markedsføring
Formål
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne levere målrettet markedsføring, herunder sende relevante tilbud, nyhedsbreve og information om produkter og tjenester, der kan have interesse for modtageren.
Grundlag for behandlingen
Behandlingen af personoplysninger til markedsføringsformål sker med hjemmel i dit samtykke, når vi henvender os gennem direkte markedsføring eller ved målrettet markedsføring på andre hjemmesider, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket er afgivet i forbindelse med cookiebanneret, nyhedsbrev eller anden samtykketekst.
Hvis vi markedsfører lignende produkter gennem direkte markedsføring eller anvender dine oplysninger til at forbedre vores markedsførings tiltag i forbindelse med eksempelvis tidligere køb, anvendes vores legitime interesse i at markedsføre vores produkter og tjenester som behandlingshjemmel, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.
Kategorier af personoplysninger
De personoplysninger, vi behandler, kan omfatte kontaktoplysninger, såsom navn, e-mail og telefonnummer, adfærdsmønstre, præferencer, og interesser, som er relevante for vores markedsføringstiltag.
Modtagere af personoplysninger
Personoplysninger kan deles med tredjepartsleverandører, der assisterer med markedsføringskampagner og analyseværktøjer, herunder e-mailplatforme, sociale medieplatforme og andre digitale reklamepartnere.
Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne opbevares så længe, det er nødvendigt for at opfylde de markedsføringsformål, som de er indsamlet til, eller indtil samtykke til behandling trækkes tilbage. Ved tilbagetrækning af samtykke slettes oplysningerne uden unødig forsinkelse, medmindre de indgår som dokumentation for markedsføringssamtykke. I så fald vil oplysningerne blive slettet 24 måneder efter seneste anvendelse.
Automatiske afgørelser og profilering
Vi anvender profilering for at kunne levere mere relevant og målrettet markedsføring. Dette sker ved analyse af dine præferencer og adfærd, som kan hjælpe os med at tilpasse vores tilbud. Der foretages ikke automatiske afgørelser, som har retsvirkninger for dig eller på lignende måde påvirker dig væsentligt.
8. Indsamling af oplysninger på LinkedIn
Formål
Når du besøger vores LinkedIn, indsamler vi oplysninger om din interaktion med vores profil for at forstå, hvordan vores indhold engagerer brugerne, samt for at imødekomme henvendelser. I øvrigt kan vi gennemføre kampagner på sociale medier med henblik på markedsføring af vores produkter og services.
Desuden indsamler vi offentlige oplysninger på LinkedIn med henblik på at finde og opsøge kandidater i forbindelse med forskellige jobmuligheder.
Grundlag for behandling
Vi behandler de indsamlede personoplysninger med hjemmel i virksomhedens legitime interesse i at besvare din henvendelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Al markedsføring og indsamling af dine personoplysninger i den forbindelse sker med hjemmel i dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Behandlingen af oplysning indsamlet med henblik på kontakte at kandidater sker med hjemme i virksomhedens legitime interesse i at finde passende kandidater gennem offentlig tilgængelige informationer, hvilket ligeledes er i den registreredes interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Kategorier af personoplysninger
De indsamlede informationer omfatter navn og tilsvarende personoplysninger relateret til den registreredes brugerprofil på den pågældende platform.
Ansvarsfordeling
Når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores sider på sociale medier, er dine personoplysninger forudgående indsamlet af de sociale medier. Her påtager vi os et fælles dataansvar.
Når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med kampagner og besvarelse af dine henvendelser indtager vi rollen som dataansvarlig.
Modtagere af personoplysninger
Vi deler oplysninger med platformene for sociale medier, som selv fungerer som dataansvarlige i visse scenarier. Her har de deres egne politikker for behandling af personoplysninger. Vi overlader derudover oplysningerne til vores databehandlere, der hjælper med analyse og markedsføringsaktiviteter.
Opbevaring af personoplysninger
Personoplysninger indsamlet via sociale medier opbevares så længe, det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen. Informationerne kan opbevares i længere tid i anonymiseret form til statistiske og analytiske formål.
9. Intern rekruttering
Formål
Hvis du søger et job internt i Hansen Toft, behandler vi dine personoplysninger som led i rekrutteringsprocessen for at kunne vurdere ansøgere til ledige stillinger i vores virksomhed og for at kunne kontakte dig under rekrutteringsforløbet.
Grundlag for behandling
Behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af din ansøgning efter Hansen Tofts legitime interesse i at vurdere og udvælge kandidater, hvilket ligeledes er i ansøgerens interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Hvis du giver samtykke til opbevaring af dine personoplysninger i mere end 6 måneder, vil behandlingen ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Kategorier af personoplysninger
De oplysninger, vi indsamler, inkluderer dine kontaktoplysninger, såsom navn, e-mailadresse og telefonnummer. Derudover indsamler vi dit CV samt eventuelle vedhæftede dokumenter, for eksempel ansøgning, uddannelsesbeviser, karakterudskrifter, certificeringer og, afhængigt af stillingen, dit kørekort.
I visse tilfælde kan du blive bedt om at gennemfører en personligheds- eller færdighedstest, hvormed disse også behandles.
Sidst indsamler vi oplysninger fra dine referencer for at kunne vurdere dig som kandidat. Dette sker alene med dit eksplicitte samtykke.
Modtagere af personoplysninger
Dine personoplysninger videregives ikke til tredjepart uden dit samtykke, men kan overlades til vores databehandlere, der assisterer i rekrutteringsprocessen, f.eks. rekrutterings- eller testplatforme samt HR-systemer.
Opbevaring af personoplysninger
Dine personoplysninger opbevares i 2 år efter afgivet samtykke. Du kan løbende opdatere dit samtykke og bibeholde din profil hos os. Hver gang du søger et nyt job, opdateres samtykkedatoen, og vi opbevarer data i 2 år fra den nye dato. Hvis du vælger at slette din profil, vil vi straks slette dine oplysninger.
Hvis du bliver ansat i en stilling hos os, gemmes dine oplysninger indtil du fratræder.
Automatiske afgørelse og profilering
De indsamlede informationer bruges hverken til profilering eller til at træffe automatiske afgørelser.
Overførsel til modtagere i tredjelande
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at overføre dine personoplysninger til modtagere i lande uden for EU, herunder lande uden tilsvarende databeskyttelseslove. Disse overførsler vil kun finde sted, når det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger, eller som krævet af gældende lovgivning. Overførslerne sker alene i forlængelse af brugen af vores databehandlere for at kunne tilbyde vores services og produkter.
Vi træffer passende foranstaltninger for at sikre, at dine
personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet under sådanne overførsler. Dine
oplysninger vil hovedsageligt blive behandlet i lande, hvor Kommissionen har
truffet afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet. Hvis dine
oplysninger overføres til tredjelande uden en tilstrækkelighedsafgørelse,
anvendes standardkontraktbestemmelser, der er godkendt af EU-Kommissionen. Du
kan kontakte os på mail@hansentoft.dk for en kopi heraf.
Samtykke
Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage eller komme med indsigelser til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os på mail@hansentoft.dk.
Bemærk, at tilbagetrækning af dit samtykke ikke påvirker lovligheden af behandling, der er udført før tilbagetrækningen. Det påvirker heller ikke behandlingen af dine personoplysninger baseret på andet lovligt grundlag, såsom overholdelse af juridiske forpligtelser eller forfølgelse af legitime interesser.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.
- Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning: I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
- Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Endelig er vi forpligtet til at informere enhver modtager, som personoplysningerne er videregivet til, om enhver berigtigelse eller sletning eller begrænsning af behandlingen, medmindre dette viser sig umuligt eller er uforholdsmæssigt vanskeligt. Vi informerer dig om, hvem der har modtaget en kopi af personoplysningerne, hvis du anmoder om det.
Hvis du ønsker at udøve disse rettigheder, bedes du kontakte os. Se kontaktoplysninger ovenfor.
Klage
Hvis du ønsker at indgive en klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med oplysningerne om din klage til den e-mail, der er angivet i denne privatlivspolitik. Vi behandler klagen og vender tilbage til dig.
Du har også ret til at klage til Datatilsynet over Hansen Tofts behandling af dine personoplysninger.
For yderligere information om, hvordan du klager til Datatilsynet, henviser vi til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.